En effectuant le tri des biens ayant appartenu à un être cher, il est fort probable que vous trouviez de vieilles photos en noir et blanc, des certificats de naissance jaunis, des faire-part ou des diplômes émis au début du siècle. Certaines boîtes de souvenirs recèlent des richesses inestimables, mais vous craignez que votre placard ne soit pas l’endroit idéal pour entreposer ces trésors, vestiges d’une autre époque.

Pour remédier à cette situation, saviez-vous que les sociétés d’histoire et de généalogie du Québec peuvent traiter et entreposer vos archives privées, et ce, tout à fait gratuitement? Le dépôt d’archives s’avère idéal pour conserver à long terme ces précieux documents familiaux qui témoignent de la vie familiale, professionnelle et amoureuse des membres de notre famille. Le service des archives des sociétés d’histoire comporte des installations sécurisées qui réduisent les effets du temps et limitent les pertes de documents.

Définition d’une archive

Lié à une personne ou à un organisme, le document d’archives atteste de ce que cette personne ou cet organisme a fait au cours de son existence. Il peut s’agir de photos, de négatifs, de diapositives, de cartes postales, de cassettes audio, de VHS, de CD ou de DVD, de lettres, d’actes notariés (comme un contrat de vente ou un testament), de dessins, de plans, de manuscrits, etc.

Ces documents sont essentiels pour comprendre l’histoire d’une région, mieux saisir l’apport de ses citoyens à son évolution et définir le mode de vie d’une époque. Dans cette optique, les sociétés d’archives font l’acquisition de documents dans le but de sauvegarder le patrimoine de leur territoire, de soutenir la recherche en histoire et de faciliter l’accès et la diffusion du patrimoine. Les archives peuvent ainsi être consultées par le public, habituellement moyennant certains frais.

Faire don de vos archives

Vous aimeriez faire don de vos archives familiales à une société d’histoire et de généalogie? On en trouve dans toutes les régions. Le site de la Fédération québécoise des sociétés de généalogie répertorie la plupart de ces organismes de la province et propose un outil de recherche pour trouver celle qui se trouve le plus près de chez vous ou de la personne à qui appartenaient ces archives.

Les sociétés acceptent en général tous les dons admissibles et détermineront avec vous les conditions de consultation dans une « convention de donation ». L’entreposage se fera selon un classement rigoureux, dans une salle qui mettra les documents à l’abri des incendies et des dégâts d’eau.

Conseils pour conserver vos archives

Si vous souhaitez conserver vos archives personnelles à la maison, voici quelques conseils pour protéger leur intégrité pour de nombreuses années.

• Dépliez soigneusement les documents et rangez-les dans un classeur ou une boîte de carton. Si vous avez des documents de grandes dimensions, roulez-les.
• Évitez d’utiliser des trombones et des agrafes pour regrouper des documents.
• Pour identifier l’endos d’un document avec la date, le lieu et l’occasion, privilégiez le crayon de plomb.
• Classez vos documents par genre, puis chronologiquement, et dressez une liste des documents que vous avez, en la mettant à jour régulièrement.
• Rangez vos documents dans un endroit sec, à l’abri de la lumière, de la poussière et des rongeurs.
• Numérisez vos photos et documents pour faciliter leur conservation et leur diffusion à vos proches. Certaines sociétés d’archives mettent des numériseurs ou un service de numérisation à la disposition du public.

Peu importe la manière dont vous choisirez de conserver vos archives personnelles, l’important est de respecter vos souhaits ainsi que ceux de la personne défunte, s’il y a lieu. Pour vous assurer qu’on archivera vos documents privés comme vous le désirez, vous pouvez également inclure une clause dans votre testament.

Sources :
https://shghl.ca/trucs-de-conservation/
https://histoiregenealogie.ca/centre-archives/
https://shgmi.ca/centre-darchives/
https://www.federationgenealogie.com/fr/